3.3 Fases del proceso de control
En el proceso de control, se siguen tres fases fundamentales:
1- Establecimiento de estándares apropiados.
2- Comprobación de los resultados en relación con los estándares establecidos.
3- Aplicación de
las medidas
correctivas
para encauzar cualquiera
desviación
detectada
3.3.1 Establecimiento de estándares
Es imposible saber si el trabajo se esta realizando bien, si no se han determinado de antemano los objetivos que han de ser satisfechos.
Las actividades de cualquier grupo deben desarrollarse con eficacia y el mejor nivel de exactitud que sea posible. Dentro del mismo grupo de trabajo, todos desarrollan su labor con distintos grados de eficacia; pero un trabajo bien hecho, tiene siempre determinadas características que lo distinguen del trabajo mal realizado.
Se dirá que un trabajo está bien hecho cuando:
- Se ajusta a ciertas normas establecidas,
- Cumple ciertos requisitos establecidos,
- Reúne ciertas características especificadas
Estas normas, requisitos y características se constituyen en indicadores de resultados
o estándares.
Son criterios contra los cuales se juzgan los resultados. Estos están
íntimamente relacionados con las metas y objetivos de la organización.
Los objetivos
globales, se desglosan en
objetivos
más
específicos para
cada departamento en particular. De estos, el supervisor establece
sus metas detalladas
para calidad, costo de producción, ciclo del producto, cantidad de producción y otros parámetros de operación. Estas
metas se convierten entonces en los criterios de
control, en los estándares contra los cuales se evaluaran los resultados.
Los estándares deben ser
establecidos de
manera
que
faciliten
la
medición o evaluación del trabajo por parte del supervisor o del propio trabajador que ejecuta el trabajo.
En el establecimiento de estándares, el supervisor se guía en parte por la experiencia
y conocimientos del trabajo que debe llevar a cabo el departamento. La mayoría de los supervisores tienen una idea general con respecto a:
- Cuanto tiempo necesita para llevar a cabo cierto trabajo,
- Que cantidad de materias primas y materiales se requieren,- Cuales parámetros definen un producto/servicio de calidad
- Que desempeño necesita de cada una de las personas
El supervisor
es,
por definición, el responsable del
rendimiento de su equipo. A veces,
los estándares por
los
que
se
rige
el grupo estarán
determinados
por
otros departamentos
de la empresa como pueden
ser
Calidad,
Ingeniería,
etc. Su
responsabilidad se limitara en estos casos a aplicarlos. Otras veces, él mismo tendrá que establecer los estándares de su departamento y para esto seguirá los siguientes pasos:
1- Analizar
el trabajo descomponiéndolo en las operaciones elementales.
2- Estudiar y decidir cifras provisionales para cada una de estas operaciones en
cantidad, costos, calidad, etc.
3- Discutir las cifras provisionales con los empleados, con los demás directivos y con otros supervisores que puedan intercambiar
experiencias similares.
4- Estudiar cuales repercusiones pueden ocasionar cualquier tipo de cambio en los estándares establecidos.
5- Tomar una decisión, y asegurarse de que los trabajadores entiendan lo que se espera de sus trabajos.
3.3.3 Comprobación de resultados
El segundo paso en el proceso de control, es verificar los resultados; para esto, el supervisor puede valerse de varias formas:
OBSERVACION DIRECTA
Es el método más simple, pero presenta la gran ventaja del contacto personal, especialmente para aquellos aspectos considerados como intangibles. Aunque esta manera de verificar le toma mucho tiempo al supervisor, se considera como uno de los más efectivos, y hasta se considera como uno de sus deberes regulares de todos los días. Este contacto personal del supervisor con su gente, forma parte del entrenamiento continuo y el desarrollo que se quiere lograr en los empleados.
Pueden estar basados
en entrevistas o reuniones
individuales y grupales
de evaluación. Son útiles porque permiten la participación y se pueden lograr múltiples
enfoques y soluciones para los obstáculos que puedan presentarse en la consecución
de los
estándares establecidos. Se
puede emplear como
un complemento
a
la observación personal:
Es otra manera de verificar los resultados del plan o programa de trabajo del área.
Estos, se caracterizan porque deben ser claros, concisos y concretos. En ellos deben
quedar
incluidos todos los
aspectos
claves relacionados al
desempeño de
las operaciones de caras a los estándares provisionales establecidos.
Los informes tienen mucha utilidad cuando son bien descriptivos y con una base real o estadística, y el historial de estos puede arrojar mucha información útil sobre la trayectoria y tendencias de los resultados logrados.
Al revisar los reportes, el supervisor encontrara que muchas actividades se han
llevado a cabo de acuerdo con los estándares, o por debajo de ellos o por encima, permitiendo esta información replantear acciones en perspectiva sobre los mismos.
Si no hay
desviaciones
de los
resultados frente a los
estándares establecidos, entonces el proceso de control del supervisor está cubierto por los dos primeros
pasos. Pero si hay discrepancias o variaciones, entonces la función no esta finalizada
hasta que se lleva a cabo una acción correctiva, esto es, mejorar los resultados no
deseables y regresarlos al
estándar.
El tomar una acción de control para modificar una tendencia desfavorable o para sacar ventaja de una tendencia no favorable se llama corregir.
Donde han ocurrido desviaciones, el supervisor debe revisar analizar con cuidado los hechos, con el objeto de determinar las causas y razones que motivaron la desviación
Si la producción es lenta, investigar
las
causas profundas:
- Si
son
problemas del equipo
- Si
se trata de ausencias de empleados
- Si
se utilizan métodos adecuados.
Si el consumo del material es alto, preguntarse:
- Si
se trata de problemas relacionados al transporte
- Si
se trata de una inadecuada adaptación del equipo
- Si
se trata de defectos en el
material comprado
Una vez encontrada la causa, debe actuarse para resolver la desviación por todos los medios posibles.