3.7 El supervisor y la administración de su tiempo personal

3.7 El supervisor y la administración de su tiempo personal

El pobre uso del tiempo personal puede convertirse realmente en un problema para el rendimiento del supervisor en su área de trabajo. 

La idea de la administración del tiempo ha estado en el ambiente empresarial desde hace mas de 100 años, sin embargo, nadie puede administrar el tiempo, sino administrase a si mismo en el uso del tiempo. La administración del tiempo no es más que el arte de auto administrarse, siendo lo más interesante el hecho de que las habilidades que se requieren para administrar el trabajo de otros, por lo general no pueden ser desarrolladas a cabalidad si no aprendemos a administrarnos nosotros mismos.

Entre las habilidades que debe poseer el supervisor para administrar su tiempo con efectividad se encuentran:

- Identificar y priorizar las cosas sobre las cuales se debe invertir tiempo.

- Ser confiable al asumir metas

- Comprender cuales tareas pueden ser mejor   organizadas y delegadas

- Identificar cuando se desperdicia el tiempo

- Aprender a manejar las interrupciones

- Identificar cuando se desperdicia el tiempo 

- Aprender a manejar las interrupciones 

3.7.1 Manejando el tiempo sabiamente 

Para poder enfocarse en el logro de las metas, es importante identificar aquellas actividades que nos hacen perder tiempo, restándolo de las actividades realmente importantes. Algunos de estos distractores de tiempo pueden ser: 

- Interrupciones no planeadas: teléfono, visitas, etc. 

- Reuniones innecesarias 

- Metas, objetivos y prioridades no muy claros 

- Tareas que pudieron haber sido delegadas 

- Dudas e indecisiones 

- Crisis de dirección (apagadera de fuegos) 

- Comunicaciones no claras 

- Planeación pobre 

- Estrés y fatiga 

- Desorganización personal y en el área de trabajo 

3.7.2 Habilidades para la administración del tiempo 

Existen  infinidades  de  técnicas  e  ideas  para  que  el directivo pueda utilizar su tiempo de manera efectiva, sin embargo,  las   destrezas  básicas  en  la  administración efectiva del tiempo de un supervisor de manera que este logre trabajar con mas inteligencia  en lugar de trabajar arduamente pueden resumirse en:

1- ESTABLECER METAS CLARAS

El  supervisor  siempre  debe  definir  sus  objetivos  tan claramente como sea posible. Decide que es lo que desea lograr a largo plazo y  se prepara para aferrarse a esto siempre  que  sea  posible,   siendo   flexible  cuando  sea necesario.

4- DELEGAR

El supervisor debe aceptar que no puede hacerlo todo, y que otras personas son merecedoras de  confianza. Cuando se delega, se explica la tarea y el resultado requerido a cabalidad, y luego se da libertad para que la persona pueda ejecutar la tarea delegada.

5- COMUNICARSE CON EFECTIVIDAD

Manejar con prontitud cartas, llamadas telefónicas y los asuntos rutinarios como llenar reportes. Manejar la correspondencia y las llamadas solo una vez; manejarlos si es posible solo en el  momento y no dejarlos pendientes para otra momento. Use la tecnología para filtrar las llamadas telefónicas.

3.7.3  Claves para mejorar el uso del tiempo

PLANEAR UN DIA ANTES

Prepare el día siguiente al final del anterior. En lugar simplemente de dejar el trabajo en el punto  donde llego, probablemente sintiéndose cansado y frustrado, pase 15 minutos para anotar los objetivos que se desean lograr para el día siguiente. Si se asienta esto en un documento de plantación o diario estará en la posición de arrancar el próximo día focalizado en lo que debe hacer.

PLANEAR LO INESPERADO

Siempre es bueno tener un plan B, planear para otras responsabilidades más allá de las propias del trabajo. Las tareas de la vida familiar y las actividades también deben tomarse en cuenta a la hora  de planear. Los amigos y la familia podrían sentirse incomprensiblemente frustradas cuando todas  las actividades de su plan giran o están focalizadas únicamente en la carrera profesional y el trabajo

MEJORAR LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACION

Comunique sus planes de tiempo a aquellas personas que van a salir afectadas. Resulta muy efectivo para los relacionados conocer el tiempo que disponen para sus contactos  en  horas  laborables  de  manera  tal  que  puedan  ayudarle  a  utilizarlo sabiamente.

SACAR TIEMPO PARA RELAJARSE 

Ubique algo de tiempo en su plan para relajarse. Esto puede sonar extraño, pero en realidad muchas personas pueden encontrar que su “tiempo de relajación” se vuelve una frustración y no se pueden recibir los beneficios que este relajamiento supuestamente debiera aportar en el cargado de las pilas que se requieren para afrontar las tareas de a diario.

PLANEAR PARA EL CORTO Y EL LARGO PLAZO

Planee para el medio y largo plazos tanto como el día a día. Suponga por ejemplo que  las   tareas   rutinarias  diarias  le  están  tomando  una  cantidad  de  tiempo extraordinariamente grande. Y que usted puede darse cuenta que esto se debe a su falta  de  rapidez  en  el  manejo  del  teclado  de  la  computadora.  Por  consiguiente, planear para recibir entrenamiento de seguro incrementara mas adelante el manejo día a día de su tiempo.

DESARROLLAR UN EFECTIVO SISTEMA PARA RECORDAR  Y ENFOCARSE Asegure recordar  aquellos objetivos que ha alcanzado con éxito tanto como ganar reconocimiento. Esto ayuda a  fortalecer la focalización y le habilita para sentir esa sensación esencial de éxito que facilita el logro de una mayor efectividad personal.

HACERSE DIESTRO/A EN PLANEAR EN BASE A LAS PRIORIDADES. 

Esto es un viejo clásico pero eternamente valido: priorice sus tareas; lo que debe hacer y lo que es importante. Todo directivo que se deja entrampar por los detalles diarios del departamento en lugar de desarrollar estrategias y de medir su impacto y éxito, puede encontrar que sus esfuerzos no tienen el éxito esperado.