Normalmente algunas de las responsabilidades y actividades de control están centralizadas en la alta gerencia; otras se descentralizan y se les confían al supervisor del departamento. Cada supervisor debe tener bien claro cuales han sido las tareas de control que se len han asignado, si es posible por escrito.
En general, todos los supervisores tendrán alguna responsabilidad frente al control en cuanto:
- Deben recopilar datos de control,
- Deben interpretar los informes sobre el
control
presentado por otros directivos.
- Deben ejercer el
control
sobre el
trabajo y las operaciones de sus empleados.
Muchas de las medidas básicas de control deberán llevarse directamente a cabo por
el supervisor:
- Recopilación y comprobación de fichas de tiempos de maquinas y operarios.
- Completar
o reunir fichas de producción (reportes de cantidades producidas)
- Comprobar
rutinariamente la calidad del
producto.
- Observar los métodos de trabajo utilizados.
- Medir la utilización del material
y hacer el inventario del material
restante.
- Registrar
las
necesidades y peticiones sobre mantenimiento.
La realización de muchas de estas actividades de control serán peticiones de otros departamentos de la empresa. Pero cada supervisor debe actuar creativamente, reconociendo la necesidad de informaciones de control dentro del departamento. La obligación fundamental al recoger las informaciones, es garantizar su exactitud y su recopilación a tiempo y tener en cuenta que los controles cuestan tiempo y dinero y que cuanto mayor es el número de ellos, menos flexibles suele ser la organización. Una organización debe ser flexible para adaptarse con facilidad a los cambios internos y las modificaciones de su medioambiente externo.
Por otro lado, con controles demasiado minuciosos o excesivos en numero, al supervisor no le quedara tiempo para otra actividad ni para controlar como se debe.
Para cumplir con su función de controlar eficazmente, el supervisor deberá:
- Observar de cerca solo las cosas realmente importantes, las demás, vigilarlas de lejos.
- Ocasionalmente, controlar con mayor detalle, para refinar su derecho a controlarlo
todo.
Desde el punto de vista de la empresa, los controles deben ser rentables y por tanto deben ser económicos, ágiles y cuanto menos en numero, mejor.
Por desgracia, a veces los directivos solicitan ciertas informaciones y sus colaboradores también implementan controles excesivamente complicados. Lo peor del caso es que, meses y años mas tarde, cuando aquella necesidad de información ya no existe, continúan funcionando los antiguos impresos y preparándose los mismos informes que ya nadie consulta.
Cada supervisor debe decidir cuales son los puntos que conviene controlar, con que frecuencia, de que manera, etc., con el propósito de cumplir los plazos establecidos, contando solamente con las horas normales de trabajo.
En materia de control la tarea del supervisor consiste en hacerse cargo directamente de controlar el procedimiento y las instrucciones del área de trabajo. Esta responsabilidad es en realidad una característica propia de la supervisión. Los supervisores, como los demás mandos, deben decidir con detalles lo que se debe hacer, quien debe hacerlo y como debe hacerse.
Después de asignar las tareas, la clave del éxito esta en el cuidado que se pone en como se van realizando para asegurar que el trabajo avanza como se había proyectado.
Esta actividad de seguimiento o vigilancia sobre el desarrollo del trabajo adopta dos formas generales:
1- El supervisor debe prestar atención formal de los resultados de la producción. Los
informes de control de producción, costos, consumo de materiales, calidad y otras
mediciones importantes le ayudaran de manera relevante e impactaran en el éxito o fracaso de las operaciones del
departamento.
2- El supervisor debe centrarse alrededor de procedimientos, métodos e instrucciones de trabajo y en el cuidado con el que cada quien los aplica. En este
caso,
convendría
definir
si
es posible por escrito los
métodos de
trabajo
y
capacitar al personal de manera sistemática en esta base. La medición de los
resultados dependerá de una cuidadosa observación por parte del supervisor sobre la realización del trabajo.